Làm việc với người Nhựt Bổn: TRAO ĐỔI DANH THIẾP

 

Vừa rồi mình có phỏng vấn một bạn ứng viên cho công ty, trong quá trình phỏng vấn anh bạn khá “nhiệt tình” khi chứng minh các vị trí mình đã làm qua các tấm danh thiếp ở các công ty cũ.  Tất nhiên anh bạn nầy đã không được chọn, đặc biệt là khi ảnh phỏng vấn ở công ty Nhựt như công ty mình, nơi mà phép tắc xả giao rất được coi trọng.

business-card

Ngày nay, tấm danh thiếp đã trở nên quen thuộc để mở đầu các cuộc giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, tại mỗi nơi, văn hoá xử dụng danh thiếp lại có những cách thức khác nhau. Và có lẽ không nơi nào tấm danh thiếp lại được coi trọng như tại các công ty Nhựt (Trao đổi danh thiếp- meishi koukan – 名刺交換 ). Việc gây ấn tượng tốt ban đầu sẽ giúp công việc của bạn trở nên trơn tru hơn rất nhiều về sau. Mình có thử lên mạng tìm hiểu thì có rất nhiều bài đề cập tới vụ nầy, nhưng dưới đây là những quan sát mà mình thấy các bài báo ít nói tới 🙂

1. Cách bạn “cư xử” với tấm danh thiếp được nhận cũng là cách bạn đối xử với chủ nhơn của nó cũng như thể hiện giá trị bản thân của mình. Theo mình thấy thì việc bạn đưa và nhận đều trọng yếu như nhau với 4 nguyên tắc cơ bản sau:

  • Phải để ý tới cấp bậc: người ở cấp bậc cao hơn sẽ đưa/nhận trước, người cấp thấp đưa/nhận sau.
  • Cả đưa và nhận đều phải bằng hai tay, giữ ở vị trí ngang ngực. Nên khom người một ít khi trao đổi
  • Quay danh thiếp về hướng sao cho người nhận có thể đọc được nội dung.
  • Không cất ngay danh thiếp khi nhận, mà phải để trước mặt (trên bàn, phía trước, theo thứ tự của người khách ngồi đối diện) trong suốt buổi gặp mặt.

2. Thứ tự

  • Có thể bạn là người chủ trì buổi họp, người thuyết trình chính nhưng bạn ở vị trí thấp hơn một người nào đó, hãy để người đó trao danh thiếp trước. Đó là phép lịch sự tối thiểu.
  • Khi nhận bạn nên để các danh thiếp theo thứ tự đã nhận, người cấp bậc cao hơn nên để bên trên. Hạn chế việc “rảnh tay” rồi xáo trộn thứ tự nầy vì nó sẽ gây ấn tượng rất xấu với người đối diện.

3. Chuẩn bị sẳn sàng: Hãy chắc chắn là bạn đã chuẩn bị chu đáo cho cuộc gặp mặt:

  • Nếu có điều kiện thì nên sắm cái bóp đựng danh thiếp, không để danh thiếp trong bóp hoặc túi quần. Hãy tưởng tượng cảnh bạn lúng túng mò khắp túi quần trong khi người đối diện đã cầm sẳn và chờ bạn để trao đổi, hehe, hơi khó coi nha.
  • Hãy để danh thiếp bạn bên trên để tiện việc trao đổi và hạn chế tối đa việc đưa lộn 🙂
  • Thường danh thiếp sẽ có 2 mặt, hãy đưa mặt mà người nhận có thể đọc được thông tin của bạn. Đừng đưa mặt tiếng Việt cho đôi tác người nước ngoài khi mặt kia của danh thiếp là tiếng… Anh

4. Khi đưa

  • Thông thường, khách sẽ đưa trao đổi trước, nếu là “đội nhà” thì sẽ trao đổi sau.
  • Đưa bằng cả hai tay nha, à… phải chắc là tay bạn không che lên tên của bạn và logo công ty.
  • Nên giới thiệu sơ về bạn, cơ bản nhứt là tên và công ty đang công tác: “Hello. My name is Phong- Đỗ Thanh Phong, from XYZ Corporation. Nice to meet you!”

5. Khi nhận

  • Bắt đầu bằng việc cảm ơn “Thank you very much! Your name is Mr. Tanaka, I see. It’s nice to meet you too”
  • Nếu không chắc ăn về cách đọc tên hoặc bất cứ thông tin gì, bạn nên hỏi lại người trao

6. Ngoài lề

  • Đừng dại như bạn ứng viên mà mình kể ban đầu, khi bạn đã nghỉ làm với công ty mà vẫn sử dụng danh thiếp của họ thì là điều tối kỵ bất kể với mục đích gì.
  • Nếu bạn muốn sắp xếp một cuộc hẹn với đối tác, nên dựa vô chức vụ của mình để hẹn gặp với người có chức vụ tương xứng. Nếu muốn hẹn người cao hơn, bạn nên có ủy quyền.
  • Tránh mọi hành vi cào cấu, cậy móng tay, gãy ngứa… bằng danh thiếp. Cẩn thận đừng làm trong vô thức(cái này mình đã gặp qua rồi nha, hehe )
  • Không viết ghi chú lên danh thiếp.
  • Hãy biểu hiện nét mặt trân trọng khi trao hoặc nhận, đừng mang gương mặt “bị mất sổ gạo” vào buổi họp.
  • Hãy cất danh thiếp khi khách đã về khuất mặt.

Ở người Nhựt, trao đổi danh thiếp là một cách bày tỏ sự tôn trọng lẫn nhau. Nó thể hiện rằng bạn đánh giá cao cuộc gặp gỡ hiện tại cũng như các cuộc gặp trong tương lai (nếu có hehe) cũng như đẳng cấp của bạn.

Tất nhiên mấy vụ nầy chỉ là quan sát  của riêng mình, có thể đúng hoặc không đúng với trường hợp của các bạn. Nhưng hy vọng qua bài này, bạn nào có ý định vào làm việc ở công ty Nhựt sẽ để ý để rút ra kinh nghiệm ứng xử sao cho phù hạp.

Hình lụm trên mạng.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *